Si has estado alguna vez entre toneladas de papeles buscando un documento o una factura, puede que hayas pensado en una oficina sin papeles. No eres el único que ha pensado algo así. Tan pronto como los ordenadores empezaron a ser utilizados en las oficinas hace más de veinte años, también lo comenzó a hacer el concepto de la oficina sin papel y la comunicación electrónica.
Pero a pesar de todo el tiempo que ha pasado, la mayoría de los negocios siguen operando con papel. Los argumentos para usar oficinas sin papel son fuertes. Al eliminar el papel, una compañía puede crear más espacio al no tener que almacenarlo en ningún sitio. Al intercambiar información electrónicamente con vendedores y clientes, un negocio puede hacer que dicha información sea accesible más rápidamente. También es más seguro y privado al usar encriptación, contraseñas y otras medidas de seguridad.
Sin embargo, el proceso de crear oficinas sin ningún tipo de papel no es algo fácil. Hay costes de nuevos equipamientos y programas de software a considerar, como también convertir registros en papel en archivos digitales. También hay decisiones sobre como hacer la migración y cuando hacerlo, cuanta cantidad de papel convertir y como gestionar el papel que puede continuar fluyendo de clientes y asociados.
También hace falta una formación para los empleados con el nuevo sistema que van a utilizar y continuar con el trabajo mientras se hace la conversión. También hay que añadir el factor de que una compañía probablemente no puede estar completamente sin papel. Algunos contratos o documentos deben estar en su formato original, es decir, en papel.
Aun así, muchas compañías están dando este paso o al menos parcialmente, lo cual beneficia enormemente el medioambiente en todos los sentidos. Esta idea de mantener el entorno, se está convirtiendo en una política a seguir en muchas compañías, como por ejemplo el caso de Telefónica.
Veremos a continuación como se puede hacer este movimiento de utilizar papel a trabajar en una oficina sin papel. Podremos ver los pasos a dar y la tecnología que tenemos disponible para hacer esta transición. También veremos muchos de los beneficios que este proceso tiene.
Hay muchos beneficios en una oficina sin papel, aparte de simplemente tener menos papel que gestionar y manejar. Mientras que es difícil tener una oficina completamente libre de papeles, la comunicación electrónica y otros sistemas pueden eliminar gran parte de ello. Veamos algunas de las ventajas que tenemos en una oficina de este tipo:
- Hay una reducción de costes y un mejor acceso a la información. Esto es especialmente cierto si tenemos en cuenta los gastos de imprimir, enviar cartas y documentos, almacenar el papel en armarios, etc. Al poder acceder a los documentos electrónicos con mayor rapidez, se puede responder a clientes u otros empleados casi al instante.
- También se consigue más espacio en la oficina, como se ha comentado antes.
- Los documentos con información privada están más seguros al compartirlos.
- Es más sencillo hacer el seguimiento de la evolución de la compañía. Tener miles y miles de documentos en papel no es algo precisamente fácil de gestionar. Con la información almacenada electrónicamente, se puede manejar todo sin necesidad de espacio adicional.
- Acceso desde cualquier sitio a la información deseada. Esta puede ser una de las mayores ventajas. No hace falta que nos manden por correo urgente un documento si estamos viajando. Se puede acceder a los archivos digitales desde cualquier sitio por Internet y en cuestión de minutos.
Ahora que conocemos las ventajas, veremos en el siguiente artículo los pasos lógicos para hacer la transición de una oficina convencional a una oficina sin papel. Haz clic en el botón para verlo:
