Teleconferencia

Una teleconferencia es una reunión o conferencia por medio de un teléfono o conexión de red entre varios participantes en lugares separados entre si, ya se en una misma ciudad o entre ciudades o países. Existen muchos tipos diferentes de teleconferencias, siendo la versión más simple el uso de un auricular de teléfono en cada sitio para hacer este tipo de conferencia de audio.

También hay conferencias de este tipo que son más sofisticadas, donde hay un intercambio de audio, video y datos. Este término también se puede referir a una reunión en tiempo real que es transmitido por satélite a varios sitios a la vez.

Aunque el término teleconferencia es un muy amplio e incluye una gran variedad de opciones, las bases son que hace falta equipamiento, usuarios en los diferentes sitios y comunicación entre los participantes.

Una conferencia de audio básico es en esencia una llamada de conferencia. Hay otras variaciones, como el basado en gráficos que permite a los participantes compartir gráficos, documentos y videos aparte del audio.

También necesita equipamiento extra como pueden ser escáneres, dispositivos electrónicos adicionales y terminales de datos de voz. Por otra parte, el correo electrónico es un ejemplo de la teleconferencia mediante ordenador.

Con el uso de equipos adicionales, principalmente cámaras de televisión, una teleconferencia se parece más a una reunión cara a cara, incorporando la habilidad de ver a los otros participantes en otras localizaciones. Muchos negocios tienen salas de videoconferencias que están fijas en las oficinas de la compañía.

Las ventajas que tienen las teleconferencias en los negocios, organizaciones, universidad y muchas otras instituciones, es que ahorran tiempo de viaje y costes para que mucha gente se pueda reunir en un mismo sitio.

En el caso de que se necesite una reunión urgente, hacer una teleconferencia puede ser micho más rápido que organizar una reunión física en algún sitio. Otra ventaja es que debido a la accesibilidad, permite que mucha más gente pueda participar y tomar decisiones. Si es necesario, se pueden encriptar las señales para asegurar una mayor seguridad durante el evento.

Cuando se elige el equipamiento hay que considerar varias cosas. Si se usa una cámara Web, hay que hacer pruebas antes para ver si la cámara está a la distancia adecuada. Un teléfono con cables es mejor por el tema de la claridad de la llamada. Si se usa uno inalámbrico, hay que estar preparado para cambiar las frecuencias en el caso de que se produzcan interferencias durante la teleconferencia.

En los sitios remotos donde los usuarios se conectan a la teleconferencia, se deben usar teléfonos con altavoces o algún dispositivo similar para conectarse al evento. Se pueden también usar simples teléfonos móviles, pero suelen dar más problemas con las interferencias que los dispositivos estándar.

Los micrófonos son útiles en reducir los ruidos de fondo en estas llamadas. Lo cierto es que las teleconferencias requieren unas determinadas reglas no escritas para realizar estas conexiones.

Cada participante debe anunciarse cuando entra en una teleconferencia y así hacer saber que ya está presente. Se debe hablar lenta y claramente, evitando hablar de una forma monótona.

Debido a que los dispositivos capturan cualquier sonido que haya cerca, los participantes deben evitar ruidos externos que pueden enturbiar la conversación que tiene lugar. Si no se está hablando por el momento, lo mejor es presionar el botón de “mute” que desactiva el audio de nuestro terminal mientras no estamos interviniendo.

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